Norma de calidad EN15038 – Pangeanic – Control de la documentación, datos y registros

El Procedimiento 3 (P3) de la norma europea de traducción establece el proceso de la documentación del sistema y cómo esta se elabora, se aprueba, se revisa, modifica, archiva, y se hace disponible tanto a clientes como proveedores y personal interno.

Aquí puede descargar el Procedimiento 3  (P-3 CONTROL DE LA DOCUMENTACION,DATOS Y REGISTROS) para consultar cuáles son los pasos que seguimos en Pangeanic en nuestra relación con la documentación que creamos, la documentación que nos envía y cómo se distribuye o se mantiene confidencial.

 

1. OBJETO

Establecer el proceso para la gestión de la documentación del sistema, su elaboración, aprobación, revisión, difusión, modificación, archivación, conservación, y disponibilidad.

Adicionalmente, establecer el sistema para la gestión de datos y registros, especialmente la información y materiales del cliente.

 

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Los documentos del sistema, así como los registros que demuestran su aplicación, se indican en cada apartado de las tablas.

En este procedimiento no se incluye el documento “Manual de Gestión de Calidad”, cuyo sistema de control se recoge respectivamente en el propio Manual de Gestión de Calidad.

 

3. SISTEMA OPERATIVO

 

3.1 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

 

DOCUMENTO
ELABORACIÓN/
MODIFICACIÓN/ CODIFICACIÓN
REVISA Y
APRUEBA
DISTRIBUYE
DONDE SE ARCHIVA
CONTROLA EL ARCHIVO
Procedimientos Operativos del Sistema.

 

 

Cada responsable de departamento.

Los procedimientos se codifican con el código P- seguido de un nº correlativo que indica el orden (P-1,…) y llevan un nº de revisión correlativo.

Gerencia Calidad Servidor central Calidad
Impresos, formatos, plantillas, etc.,

asociados a los procedimientos, que han sido codificados.

 

Igual que los Procedimientos, junto a ellos los impresos se codifican con el código I-, seguido del nº de procedimiento y de una letra a, b, c…, que indica el orden de impreso.

Por defecto se entiende que el impreso tiene revisión Nº 0 (indicado en pie de pagina del impreso).

La modificación de un impreso exigirá:

1.-Indicar junto al código del impreso el nuevo nº de revisión, que será correlativo.

2.-Modificar el nº de revisión del procedimiento del que procede.

Gerencia Calidad Servidor central Calidad

 

 

DOCUMENTO
ELABORACIÓN/
MODIFICACIÓN/ CODIFICACIÓN
REVISA Y
APRUEBA
DISTRIBUYE
DONDE SE ARCHIVA
CONTROLA EL ARCHIVO
Instrucciones de trabajo que desarrollan detalles de los procesos Cualquier persona que tenga responsabilidad sobre las actividades de detalle que desarrollan.

Las instrucciones se codifican con el código IT- seguido del nº del procedimiento del que dependen seguido de un guión   correlativo que indica su orden (IT-1_1,…) y llevan nº de revisión correlativo.

Calidad

 

Calidad

 

Servidor central

 

Calidad

 

Plan de objetivos. Gerencia Gerencia No existe distribución. El original está disponible para los responsables de cada objetivo total o parcialmente.
Perfiles de puesto. Gerencia Gerencia No existe distribución. El original está disponible en Gerencia.
Plan de formación. Gerencia Gerencia No existe distribución. El original está disponible en Gerencia. Gerencia,   Administración
Plan de auditorias. Calidad Gerencia Gerencia Servidor central Gerencia
BBDD de proveedores seleccionados. Gestores de departamento Gerencia No existe distribución. Disponible en la herramienta informática

 

Gestores de departamento

 

3.1.1 ELABORACIÓN/ MODIFICACIÓN

Según lo indicado en la tabla anterior. En lo referente a los formatos, el archivo se hace junto con el procedimiento. Una vez cumplimentados los formatos, es decir, configurado un registro, se controlan y archivan según lo indicado para los registros.

 

3.1.2. APROBACIÓN

En los procedimientos y las instrucciones técnicas, sean de primera elaboración o modificaciones, se recoge el nombre de los responsables de la redacción y de la aprobación, así como la fecha de la primera edición y la de la actualización en el documento original.

Los documentos recogen la fecha de edición y de revisión correspondiente.

 

3.1.3. DISTRIBUCIÓN

Calidad es el encargado de distribuir las copias de los documentos aprobados a los destinatarios, bien en papel o bien enviando una notificación de que un documento modificado se encuentra en la carpeta de uso o trabajo correspondiente del servidor central. Los receptores deben asegurarse que han retirado y destruido las versiones obsoletas o anteriores de los documentos que obrasen en su poder. En cualquier caso, la copia en vigor siempre será la alojada en la carpeta de uso, trabajo o calidad del servidor central.

 

3.1.4. ARCHIVACIÓN

El responsable indicado en cada caso archiva la documentación actualizada de originales correctamente identificada, bien en papel o en archivo informático, o si es preciso, en ambos.

El responsable guardará una copia de los documentos obsoletos o en soporte papel o informático en una carpeta física o del servidor central claramente identificada (“X-X viejos”, “X-X obsoletos”, etc.) para evitar todo riesgo de confusión y/o utilización.

 

3.1.5 COPIAS DE SEGURIDAD (backups)

El responsable de informática realiza periódicamente copias de seguridad de todos los documentos, datos y registros del sistema incluyendo toda la información y materiales recibidos del cliente, y de toda la información generada en los procesos operativos.

 

3.1.6 DOCUMENTACIÓN EXTERNA Y LEGISLACIÓN

La documentación externa, así como el listado de la legislación pertinente al sector será identificado y comunicado por el Director de Calidad, Gerencia o Secretaría Técnica a los responsables pertinentes. Véase P-3_Listado de documentación externa de aplicacion_vers 2.

 

3.1.7 DOCUMENTACIÓN INTERNA

La documentación interna queda listada y actualizada en el documento LISTADOS, situado en la carpeta CALIDAD, en donde se registra toda la documentación y versión, siendo responsable de su mantenimeinto y actualización el Director de Calidad o Gerencia, comunicándose cualquier variación, actualización o nueva versión a los responsables pertinentes.

 

3.2 CONTROL DE LOS CONTROLES

 

 

CÓDIGO IMPRESO
DENOMINACIÓN REGISTRO
RESPONSABLE ARCHIVACIÓN
FORMATO
ORDENADO POR
TIEMPO MÍNIMOARCHIVACIÓN
- Plan Anual de Formación. Gerencia Soporte Informático Fecha 3 años
- Listado de cursos aceptados en el Plan de Formación. Gerente Soporte Informático Años 3 años
I_1b Certificados de formación, experiencia y competencias de RRHH. Administración Papel / Soporte Informático Persona 3 años
I_1c Pantilla Pangeanic Gerencia Soporte informático Versión Sin límite
I_3 I_3 LISTADO DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA DE APLICACIÓN
 
Informático Soporte Informático/

web

Por fecha/versión 3 años
  Informes de mantenimientos y registro de averías Informático Soporte Informático Por fecha 3 años
Sin código impreso. Adjunto a OT en herramienta informática Pedidos de clientes. Gestor de proyectos Papel / Soporte Informático Por número de OT en herramienta informática 3 años
I_4a Registro de ofertas presupuestos Gerencia Papel / Soporte Informático Persona 3 años
I_4b Organización de documentos de un proyecto (Documentación del cliente: MT, glosarios, guías de estilo, instrucciones del proyecto… Acuerdos y contratos) y Documentación generada en el proceso de traducción. Gestor de proyectos Soporte Informático Por número de OT en servidor central de datos 3 años
I_4c Contratos de suministro (generales) o acuerdos de suministro de servicio Gerencia Papel / Soporte Informático Persona 3 años
I_4d Contratos de suministro (generales) o acuerdos de suministro de servicio – versión en inglés Gerencia Papel / Soporte Informático Persona 3 años
I_4e Modelo de contrato al cliente_MHTr92_EN Gerencia Papel / Soporte Informático Persona 3 años
I_4f Modelo presupuesto_ES_EN Gerencia Papel / Soporte Informático Persona 3 años
Sin código impreso. En herramienta informática Ofertas-Presupuestos aceptados. Comercial Papel / Soporte Informático Años 3 años
Sin código, integrado en herramienta informática BBDD de proveedores seleccionados. Gerencia Papel / Soporte Informático En herramienta informática 3 años
I_a5 Planificación y OT. Gestor de proyectos Soporte Informático Por número de OT en herramienta informática 3 años
I_5a Planificación, Orden de trabajo y Cronograma del proyecto Gestor de proyectos Soporte informático Por número de OT en herramienta informática 3 años
I_5b Lista chequeo para control de la traducción Gestor de proyectos Soporte informático Con OT en servidor 3 años
I_6 Modelo certificado de calidad a cliente Gestor de proyectos / Gerencia Soporte informático Cliente 3 años
I_7a Pedidos   a proveedores. Gestor de proyectos Papel / Soporte Informático Proveedor 3 años
I_7b Ejemplo bbdd proveedores Administración Soporte informático Proveedor 3 años
- Albaranes Administración Soporte Informático Proveedor 3 años
- Informe anual de evaluación de proveedores.

 

Administración/ Compras Soporte Informático Por proveedor 3 años
I_9a Reclamaciones a proveedores (Formulario No Conformidad). Administración/ Compras Papel / Soporte Informático Por proveedor 3 años
  Reclamaciones de clientes. Calidad Soporte Informático Por cliente y número de OT 3 años
- Informe de evaluación satisfacción de clientes.

 

Comercial Soporte Informático Por fecha entrega 1 años
  Incidencias en proyectos y sus acciones correctoras. Calidad Soporte Informático Fechas 3 años
I_9a Informes de No conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora Calidad Soporte Informático Informes pendientes/ cerradas 3 años
  Informe de auditoría (ya sea externa o interna). Calidad Papel / Soporte Informático Año 3 años
  Acta de reuniones periódicas (incluyendo las actas anuales de revisiones del sistema por Dirección). Calidad Papel / Soporte Informático Fecha/ número 3 años
  Plan de objetivos de mejora. Gerente Papel / Soporte Informático Fecha/ número 3 años

4. RESPONSABILIDADES

Todos en la medida en que se expresa en las tablas anteriores.

 

5. CUADRO DE REGISTRO DE REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO

 

 

FECHA
MODIFICACIONES
REALIZADO
Vº Bº
0 10/2006 Primera edición MH MH
1 10/2007 Segunda edición MH MH
2 04/2009 Tercera   edición, nuevo logo, 3.1.6 modificado para incluir “el Director de Calidad, Gerencia o Secretaría Técnica a los responsables pertinentes” MH MH
3 06/2009 Nuevo logo JB MH
4 12/2009 Inserción de I_3 Listado de documentación externa MH MH
5 01/2012 NUEVO LOGOTIPO, versión docx MH MH
6 04/2013 Párrafo añadido a 3.16. “Véase …..” 3.1.7 Documentación Interna MH MH

 

6. DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

CÓDIGO
DENOMINACIÓN
La indicada en las tablas anteriores.