Norma de calidad EN15038 – Pangeanic – Control de la documentación, datos y registros

El Procedimiento 3 (P3) de la norma europea de traducción establece el proceso de la documentación del sistema y cómo esta se elabora, se aprueba, se revisa, modifica, archiva, y se hace disponible tanto a clientes como proveedores y personal interno.

Aquí puede descargar el Procedimiento 3  (P-3 CONTROL DE LA DOCUMENTACION,DATOS Y REGISTROS) para consultar cuáles son los pasos que seguimos en Pangeanic en nuestra relación con la documentación que creamos, la documentación que nos envía y cómo se distribuye o se mantiene confidencial.

 

1. OBJETO

Establecer el proceso para la gestión de la documentación del sistema, su elaboración, aprobación, revisión, difusión, modificación, archivación, conservación, y disponibilidad.

Adicionalmente, establecer el sistema para la gestión de datos y registros, especialmente la información y materiales del cliente.

 

2. CAMPO DE APLICACIÓN

Los documentos del sistema, así como los registros que demuestran su aplicación, se indican en cada apartado de las tablas.

En este procedimiento no se incluye el documento “Manual de Gestión de Calidad”, cuyo sistema de control se recoge respectivamente en el propio Manual de Gestión de Calidad.

 

3. SISTEMA OPERATIVO

 

3.1 CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

 

DOCUMENTO
ELABORACIÓN/
MODIFICACIÓN/ CODIFICACIÓN
REVISA Y
APRUEBA
DISTRIBUYE
DONDE SE ARCHIVA
CONTROLA EL ARCHIVO
Procedimientos Operativos del Sistema.

 

 

Cada responsable de departamento.

Los procedimientos se codifican con el código P– seguido de un nº correlativo que indica el orden (P-1,…) y llevan un nº de revisión correlativo.

GerenciaCalidadServidor centralCalidad
Impresos, formatos, plantillas, etc.,

asociados a los procedimientos, que han sido codificados.

 

Igual que los Procedimientos, junto a ellos los impresos se codifican con el código I-, seguido del nº de procedimiento y de una letra a, b, c…, que indica el orden de impreso.

Por defecto se entiende que el impreso tiene revisión Nº 0 (indicado en pie de pagina del impreso).

La modificación de un impreso exigirá:

1.-Indicar junto al código del impreso el nuevo nº de revisión, que será correlativo.

2.-Modificar el nº de revisión del procedimiento del que procede.

GerenciaCalidadServidor centralCalidad

 

 

DOCUMENTO
ELABORACIÓN/
MODIFICACIÓN/ CODIFICACIÓN
REVISA Y
APRUEBA
DISTRIBUYE
DONDE SE ARCHIVA
CONTROLA EL ARCHIVO
Instrucciones de trabajo que desarrollan detalles de los procesosCualquier persona que tenga responsabilidad sobre las actividades de detalle que desarrollan.

Las instrucciones se codifican con el código IT– seguido del nº del procedimiento del que dependen seguido de un guión   correlativo que indica su orden (IT-1_1,…) y llevan nº de revisión correlativo.

Calidad

 

Calidad

 

Servidor central

 

Calidad

 

Plan de objetivos.GerenciaGerenciaNo existe distribución. El original está disponible para los responsables de cada objetivo total o parcialmente.
Perfiles de puesto.GerenciaGerenciaNo existe distribución. El original está disponible en Gerencia.
Plan de formación.GerenciaGerenciaNo existe distribución. El original está disponible en Gerencia.Gerencia,   Administración
Plan de auditorias.CalidadGerenciaGerenciaServidor centralGerencia
BBDD de proveedores seleccionados.Gestores de departamentoGerenciaNo existe distribución. Disponible en la herramienta informática

 

Gestores de departamento

 

3.1.1 ELABORACIÓN/ MODIFICACIÓN

Según lo indicado en la tabla anterior. En lo referente a los formatos, el archivo se hace junto con el procedimiento. Una vez cumplimentados los formatos, es decir, configurado un registro, se controlan y archivan según lo indicado para los registros.

 

3.1.2. APROBACIÓN

En los procedimientos y las instrucciones técnicas, sean de primera elaboración o modificaciones, se recoge el nombre de los responsables de la redacción y de la aprobación, así como la fecha de la primera edición y la de la actualización en el documento original.

Los documentos recogen la fecha de edición y de revisión correspondiente.

 

3.1.3. DISTRIBUCIÓN

Calidad es el encargado de distribuir las copias de los documentos aprobados a los destinatarios, bien en papel o bien enviando una notificación de que un documento modificado se encuentra en la carpeta de uso o trabajo correspondiente del servidor central. Los receptores deben asegurarse que han retirado y destruido las versiones obsoletas o anteriores de los documentos que obrasen en su poder. En cualquier caso, la copia en vigor siempre será la alojada en la carpeta de uso, trabajo o calidad del servidor central.

 

3.1.4. ARCHIVACIÓN

El responsable indicado en cada caso archiva la documentación actualizada de originales correctamente identificada, bien en papel o en archivo informático, o si es preciso, en ambos.

El responsable guardará una copia de los documentos obsoletos o en soporte papel o informático en una carpeta física o del servidor central claramente identificada (“X-X viejos”, “X-X obsoletos”, etc.) para evitar todo riesgo de confusión y/o utilización.

 

3.1.5 COPIAS DE SEGURIDAD (backups)

El responsable de informática realiza periódicamente copias de seguridad de todos los documentos, datos y registros del sistema incluyendo toda la información y materiales recibidos del cliente, y de toda la información generada en los procesos operativos.

 

3.1.6 DOCUMENTACIÓN EXTERNA Y LEGISLACIÓN

La documentación externa, así como el listado de la legislación pertinente al sector será identificado y comunicado por el Director de Calidad, Gerencia o Secretaría Técnica a los responsables pertinentes. Véase P-3_Listado de documentación externa de aplicacion_vers 2.

 

3.1.7 DOCUMENTACIÓN INTERNA

La documentación interna queda listada y actualizada en el documento LISTADOS, situado en la carpeta CALIDAD, en donde se registra toda la documentación y versión, siendo responsable de su mantenimeinto y actualización el Director de Calidad o Gerencia, comunicándose cualquier variación, actualización o nueva versión a los responsables pertinentes.

 

3.2 CONTROL DE LOS CONTROLES

 

 

CÓDIGO IMPRESO
DENOMINACIÓN REGISTRO
RESPONSABLE ARCHIVACIÓN
FORMATO
ORDENADO POR
TIEMPO MÍNIMOARCHIVACIÓN
Plan Anual de Formación.GerenciaSoporte InformáticoFecha3 años
Listado de cursos aceptados en el Plan de Formación.GerenteSoporte InformáticoAños3 años
I_1bCertificados de formación, experiencia y competencias de RRHH.AdministraciónPapel / Soporte InformáticoPersona3 años
I_1cPantilla PangeanicGerenciaSoporte informáticoVersiónSin límite
I_3I_3 LISTADO DE DOCUMENTACIÓN EXTERNA DE APLICACIÓN
 
InformáticoSoporte Informático/

web

Por fecha/versión3 años
 Informes de mantenimientos y registro de averíasInformáticoSoporte InformáticoPor fecha3 años
Sin código impreso. Adjunto a OT en herramienta informáticaPedidos de clientes.Gestor de proyectosPapel / Soporte InformáticoPor número de OT en herramienta informática3 años
I_4aRegistro de ofertas presupuestosGerenciaPapel / Soporte InformáticoPersona3 años
I_4bOrganización de documentos de un proyecto (Documentación del cliente: MT, glosarios, guías de estilo, instrucciones del proyecto… Acuerdos y contratos) y Documentación generada en el proceso de traducción.Gestor de proyectosSoporte InformáticoPor número de OT en servidor central de datos3 años
I_4cContratos de suministro (generales) o acuerdos de suministro de servicioGerenciaPapel / Soporte InformáticoPersona3 años
I_4dContratos de suministro (generales) o acuerdos de suministro de servicio – versión en inglésGerenciaPapel / Soporte InformáticoPersona3 años
I_4eModelo de contrato al cliente_MHTr92_ENGerenciaPapel / Soporte InformáticoPersona3 años
I_4fModelo presupuesto_ES_ENGerenciaPapel / Soporte InformáticoPersona3 años
Sin código impreso. En herramienta informáticaOfertas-Presupuestos aceptados.ComercialPapel / Soporte InformáticoAños3 años
Sin código, integrado en herramienta informáticaBBDD de proveedores seleccionados.GerenciaPapel / Soporte InformáticoEn herramienta informática3 años
I_a5Planificación y OT.Gestor de proyectosSoporte InformáticoPor número de OT en herramienta informática3 años
I_5aPlanificación, Orden de trabajo y Cronograma del proyectoGestor de proyectosSoporte informáticoPor número de OT en herramienta informática3 años
I_5bLista chequeo para control de la traducciónGestor de proyectosSoporte informáticoCon OT en servidor3 años
I_6Modelo certificado de calidad a clienteGestor de proyectos / GerenciaSoporte informáticoCliente3 años
I_7aPedidos   a proveedores.Gestor de proyectosPapel / Soporte InformáticoProveedor3 años
I_7bEjemplo bbdd proveedoresAdministraciónSoporte informáticoProveedor3 años
AlbaranesAdministraciónSoporte InformáticoProveedor3 años
Informe anual de evaluación de proveedores.

 

Administración/ ComprasSoporte InformáticoPor proveedor3 años
I_9aReclamaciones a proveedores (Formulario No Conformidad).Administración/ ComprasPapel / Soporte InformáticoPor proveedor3 años
 Reclamaciones de clientes.CalidadSoporte InformáticoPor cliente y número de OT3 años
Informe de evaluación satisfacción de clientes.

 

ComercialSoporte InformáticoPor fecha entrega1 años
 Incidencias en proyectos y sus acciones correctoras.CalidadSoporte InformáticoFechas3 años
I_9aInformes de No conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejoraCalidadSoporte InformáticoInformes pendientes/ cerradas3 años
 Informe de auditoría (ya sea externa o interna).CalidadPapel / Soporte InformáticoAño3 años
 Acta de reuniones periódicas (incluyendo las actas anuales de revisiones del sistema por Dirección).CalidadPapel / Soporte InformáticoFecha/ número3 años
 Plan de objetivos de mejora.GerentePapel / Soporte InformáticoFecha/ número3 años

4. RESPONSABILIDADES

Todos en la medida en que se expresa en las tablas anteriores.

 

5. CUADRO DE REGISTRO DE REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO

 

 

FECHA
MODIFICACIONES
REALIZADO
Vº Bº
010/2006Primera ediciónMHMH
110/2007Segunda ediciónMHMH
204/2009Tercera   edición, nuevo logo, 3.1.6 modificado para incluir “el Director de Calidad, Gerencia o Secretaría Técnica a los responsables pertinentes”MHMH
306/2009Nuevo logoJBMH
412/2009Inserción de I_3 Listado de documentación externaMHMH
501/2012NUEVO LOGOTIPO, versión docxMHMH
604/2013Párrafo añadido a 3.16. “Véase …..” 3.1.7 Documentación InternaMHMH

 

6. DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

CÓDIGO
DENOMINACIÓN
La indicada en las tablas anteriores.